Книга учета доходов и расходов для частных предпринимателей на общей системе налогообложения

Налоговым кодексом (п.п. 177.10) установлено, что:
«177.10. Физические лица – предприниматели обязаны вести Книгу учета доходов и расходов и иметь подтверждающие документы относительно происхождения товара.
Форма книги учета доходов и расходов и порядок ее ведения определяются центральным органом государственной налоговой службы».
Так вот, ГНАУ выполнила данное её законодателем поручение, в результате чего появился приказ ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1025 «Об утверждении формы Книги учета доходов и расходов. Которую ведут физические лица – предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, которые осуществляют  независимую профессиональную деятельность, и Порядку ее ведения (далее – Приказ № 1025, Порядок № 1025).

ПОРЯДОК
ведення Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи – підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність
1. Відповідно до пункту 177.10 статті 177 та пункту 178.6 статті 178 розділу IV Податкового кодексу України фізичні особи – підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, та фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність (далі – самозайняті особи), зобов'язані вести Книгу обліку доходів і витрат (далі – Книга), у якій щоденно на підставі первинних документів здійснюються записи про операції, що відбулися у звітному (податковому) періоді.
2. Самозайняті особи повинні придбавати та оформлювати Книгу самостійно. Книга має вигляд зошита чи блокнота. Прошнурована з пронумерованими сторінками Книга безоплатно реєструється в органі державної податкової служби за основним місцем обліку самозайнятої особи.
Кожен працівник – фізична особа (далі – наймана особа), що здійснює операції за готівку, веде їх облік у Книзі, яка реєструється самозайнятою особою у такому самому порядку. У Книзі для найманих осіб зазначаються адреса місця здійснення діяльності, прізвище, ім'я, по батькові найманої особи та самозайнятої особи (роботодавця) та їх реєстраційний номер облікової картки платника податків, а у разі його відсутності – серія та номер паспорта (для фізичних осіб – платників податків, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби та мають відмітку у паспорті). Записи у Книзі виконуються кульковою або чорнильною ручкою (виправлення допускаються тільки з завіренням їх самозайнятою особою).
3. Ведення Книги здійснюється у такому порядку:
3.1. У графі 1 вказується дата заповнення.
3.2. У графах 2 та 11 відображається сума нереалізованих товарних запасів, сировини, матеріалів тощо на початок та на кінець звітного податкового періоду (року), яка виводиться в грошовій формі, виходячи із ціни їх придбання.
3.3. У графі 3 щоденно відображається фактично отримана сума доходу від здійснення діяльності із сумарним підсумком за місяць, квартал, рік. У разі необхідності реєстрації нової Книги протягом звітного року записи в ній продовжуються наростаючим підсумком, а попередня Книга залишається у самозайнятої особи.
3.4. До графи 4 записуються реквізити документа, який підтверджує понесені витрати, пов'язані з придбанням товарно-матеріальних цінностей, виконанням робіт та наданням послуг (номер, дата і назва документа). Документами, які підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, товарно-транспортна та/або податкова накладна, платіжне доручення, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг) та інші розрахункові документи.
3.5. У графі 5 відображається загальна вартість придбаних товарно-матеріальних цінностей.
3.6. У графі 6 відображається сума витрат, яка безпосередньо пов'язана з отриманням доходу.
3.7. Самозайняті особи, які використовують найману працю, заповнюють графи 7 та 8:
до графи 7 записуються відомості про внутрішнє переміщення товару (відпуск під реалізацію найманій особі) із зазначенням адреси місця здійснення діяльності, прізвища, імені, по батькові найманої особи та її реєстраційного номера облікової картки платника податків, а у разі його відсутності – серії та номера паспорта (для фізичних осіб – платників податків, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби та мають відмітку у паспорті);
у графі 8 відображається вартість товару, переданого на реалізацію за цінами придбання.
Наймані особи заповнюють дані Книги відповідно до граф 1, 3, 8. Графа 3 заповнюється по кожному факту здійснення операції. У графі 8 наймана особа відображає вартість отриманого товару за цінами реалізації. Дані з Книг найманих осіб включаються до Книги самозайнятих осіб в останній день місяця.
Фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, графи 7 та 8 не заповнюють.
3.8. У графі 9 відображаються витрати на оплату праці та нарахування на заробітну плату, понесені у звітному місяці.
3.9. У графі 10 відображаються фактично понесені інші витрати, безпосередньо пов'язані з одержанням доходу, які не зазначені у графах 6 та 9, включаючи вартість оплачених виконаних робіт та наданих послуг.
3.10. Графа 12 розраховується як різниця між доходом від здійснення діяльності та документально підтвердженими витратами, пов'язаними із отриманням доходу.
4. Фізичні особи – підприємці, зареєстровані як платники податку на додану вартість, не включають до витрат і доходу суми податку на додану вартість, що входять до ціни придбаних або проданих товарів, наданих робіт та виконаних послуг.
5. Дані Книги використовуються самозайнятою особою для заповнення податкової декларації за звітний податковий період (рік).
Директор Департаменту
оподаткування фізичних осіб

С. Дусяк

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Державної податкової адміністрації України 24.12.2010 № 1025

 
КНИГА ОБЛІКУ ДОХОДІВ І ВИТРАТ, ЯКУ ВЕДУТЬ ФІЗИЧНІ ОСОБИ – ПІДПРИЄМЦІ, КРІМ ОСІБ, ЩО ОБРАЛИ СПРОЩЕНУ СИСТЕМУ ОПОДАТКУВАННЯ, І ФІЗИЧНІ ОСОБИ, ЯКІ ПРОВАДЯТЬ НЕЗАЛЕЖНУ ПРОФЕСІЙНУ ДІЯЛЬНІСТЬ

____________
* Серія та номер паспорта зазначаються лише для фізичних осіб – платників податків, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби та мають відмітку у паспорті.

Дата вступления в силу
Новые требования теоретически нужно соблюдать начиная с даты официального опубликования Приказа № 1025 (Приказ №1025 вступает в силу с даты его официального опубликования; на момент подготовки номера в печать официально опубликован не был).
Практически соблюдать эти требования с даты опубликования Приказа № 1025 получится не у всех, поскольку новая форма Книги учета доходов и расходов (далее – Книга) по объективным причинам в продаже появится с некоторой задержкой.

Новая Книга – только для общей системы
Новая Книга обязательная для ведения только для тех предпринимателей, которые находятся на общей системе налогообложения. А это, как известно, в се те предприниматели, у которых на руках нет ни действующего Свидетельства об уплате единого налога, ни действующего фикспатента.
Единоналожники продолжают вести свою сокращенную версию Книги ф. № 10, плательщики фиксированного налога Книгу учета доходов и расходов не ведут (ни по старой, ни по новой форме), хотя первичные документы на товар им желательно иметь.

Регистрация новой Книги (на предпринимателя, на работников)
Книгу, как и ранее, нужно регистрировать (бесплатно) в налоговом органе по месту учета предпринимателя. Но уже сказано, что Книга регистрируется именно при постановке на учет.
Поэтому те предприниматели, которым она сейчас не нужна (например, плательщики фиксированного налога), могут ее не регистрировать, а должны буду это делать только в случае перехода на общую систему налогообложения.
В Порядке № 1025 уже не сказано, что налоговики должны знакомить предпринимателя под роспись с порядком её ведения. Раньше была такая норма.
Обратите внимание на следующее новшество: по аналогии с Книгой ф. № 10 единоналожников предприниматели на общей систем должны регистрировать дополнительные Книги на каждого работника, который осуществляет операции за наличные.
Важный момент: если единоналожник должен регистрировать дополнительные Книги только на тех работников, которые «занимаются реализацией товаров», то общесистемники должны регистрировать дополнительные Книги на работников, которые осуществляют операции за наличные. Понятно, что это не одно и то же. Получается, например, если водитель предпринимателя принимает деньги за перевозку, на него тоже нужно регистрировать Книгу.
Обобщить это можно следующим образом:
- тем предпринимателям, которые с наличными средствами (расчетами) вообщ